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Informativa sulla privacy per i candidati

Introduzione

The Global Applicant Tracking System è un sistema di rilevamento dei candidati basato su cloud. Edwards utilizza questo sistema a livello globale per condurre le proprie attività di selezione e per fornire opportunità di lavoro nel paese in cui si sta per presentare la propria candidatura, nonché in altri paesi e regioni. La presente informativa fornirà informazioni complete su come utilizzeremo le vostre informazioni personali all'interno di tale sistema e sui vostri diritti al riguardo. In caso di domande sul trattamento dei dati personali nel Sistema è possibile contattarci all'indirizzo privacy@edwardsvacuum.com.

Se siete un semplice visitatore del nostro sito Careers, Edwards non raccoglie alcuna informazione personale su di voi, se non in misura limitata attraverso l'uso dei cookie come descritto di seguito. Tuttavia se vi candidate per una posizione pubblicizzata in Edwards, raccogliamo informazioni su di voi quando create un Profilo del candidato nel Sistema.

La messa a disposizione dei vostri dati è facoltativa in qualsiasi momento: Tuttavia, vi preghiamo di tenere presente che se non ci fornite i vostri dati personali o non ne consentite l'elaborazione nel Sistema, Edwards non sarà in grado di svolgere alcuna attività relativa alla vostra selezione in questo ambiente online.

Ambito di applicazione

La presente informativa sulla privacy spiega in che modo Edwards (senza distinzione di nazionalità o di residenza) tratta i dati personali di:

  • qualsiasi persona fisica che si candidi per una posizione vacante presso Edwards
  • qualsiasi persona fisica che si candidi spontaneamente con l'intenzione di inserire il proprio curriculum vitae nel database di Edwards per la selezione e l'assunzione 
  • qualsiasi persona fisica il cui curriculum vitae sia stato trasmesso a Edwards tramite terzi da una società che si occupa di risorse umane o per raccomandazione. 

Per dati personali si intendono tutte le informazioni relative a una persona fisica identificata o identificabile ("interessato"). Una persona fisica identificabile è una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare mediante riferimento a un identificatore, come un nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificatore online o a uno o più fattori specifici dell'identità fisica, fisiologica, genetica, mentale, economica, culturale o sociale della persona fisica in questione. Per categorie particolari di dati personali si intendono i dati personali che rientrano nelle seguenti categorie: origine etnica o razziale, opinioni politiche, credo religioso o filosofico, appartenenza sindacale, salute fisica o mentale, sesso, orientamento sessuale, dati biometrici quando elaborati identificare in modo univoco una persona, genetica, condanne penali.

Titolare del trattamento dei dati

Il titolare del trattamento dei dati personali è la società Edwards, responsabile della posizione pubblicizzata e al quale presentate la vostra candidatura.
È possibile che le società Edwards possano essere congiuntamente responsabili dei vostri dati personali se presentate le candidature a più società Edwards tramite il sistema.

Edwards concede in licenza il Sistema da SAP SuccessFactors, 1 Tower Place, Suite 1100, South San Francisco, CA 94080, USA (“SAP SuccessFactors”). SAP gestisce il sistema per conto di Edwards a beneficio delle entità Edwards a livello globale. I server che ospitano il Sistema sono di proprietà di SAP e si trovano a Rot, in Germania.

Categorie di dati personali

Per poter presentare una domanda per le nostre opportunità di carriera, è necessario creare un account nel Sistema. Questo "Profilo del candidato" richiede un indirizzo e-mail valido come login, insieme ad altre informazioni, alcune delle quali sono obbligatorie. Le informazioni obbligatorie saranno contrassegnate di conseguenza. Il vostro indirizzo e-mail ci permette di comunicare con voi se le vostre qualifiche e/o preferenze corrispondono alle opportunità di lavoro, oppure se decidete di ricevere notifiche automatiche delle offerte di lavoro presso qualsiasi società Edwards. Il vostro profilo vi consente inoltre di accedere al sistema per monitorare lo stato di avanzamento della candidatura o per modificare i dati personali, se lo desiderate.

Durante le diverse fasi del processo di selezione, Edwards può trattare, nella misura necessaria e consentita dalla legge locale, i seguenti dati personali:

  • Informazioni di identificazione personale, come il vostro nome e indirizzo di casa; 
  • Indirizzo e-mail e numero di telefono; 
  • Informazioni riguardanti il lavoro come la qualifica e le responsabilità attuali, le posizioni precedenti e l'esperienza professionale o il motivo del cambiamento 
  • Posizioni per cui ci si è precedentemente candidati (presso Edwards) e preferenze lavorative, come si è venuti a conoscenza della posizione; 
  • Informazioni sui compensi e i benefit, come lo stipendio (lordo) e le aspettative di retribuzione; 
  • Informazioni sull'istruzione e la formazione, come premi, certificati e licenze, partecipazione a corsi di formazione interna; 
  • Dati relativi alle prestazioni come obiettivi, valutazioni, commenti, risultati di feedback, pianificazione delle carriere e delle successioni, capacità e competenze e altre qualifiche professionali; 
  • Informazioni necessarie per la compliance e la gestione dei rischi, come i registri disciplinari, i rapporti di controllo dei precedenti e i dati sulla sicurezza 
  • Dati relativi alla mobilità (patente, opzioni di trasporto); 
  • La vostra disponibilità a viaggiare se la posizione lo richiede; 
  • Immigrazione, diritto al lavoro e stato di residenza; 
  • Numeri di identificazione rilasciati dal governo, come il documento d'identità nazionale e il numero di previdenza sociale; 
  • Dati di contatto per la famiglia e per le emergenze; 
  • Informazioni relative al pagamento, compresi i numeri di identificazione e di conto corrente bancario; 
  • Dati risultanti dalla valutazione delle competenze e delle capacità professionali; 
  • Dati ottenuti da un test di personalità.

Inoltre, potremmo aver bisogno di raccogliere speciali categorie di informazioni personali in una fase successiva del processo di assunzione se le leggi o i regolamenti locali sul lavoro ci richiedono di farlo, ad esempio:

  • Certificati sanitari per una funzione specifica, una funzione che richiede maggiore cautela o un'attività con un rischio specifico; 
  • Condanne penali e azioni penali (per alcune funzioni di sicurezza e/o in alcuni paesi); 
  • Credo religiosi (in alcuni paesi); 
  • Dati biometrici, come le fotografie, allo scopo di identificare in modo univoco una persona.

Finalità del trattamento

Edwards raccoglierà ed elaborerà i vostri dati personali solo nella misura necessaria ai fini della selezione e dell'assunzione.

I vostri dati personali sono trattati nel Sistema in modo che i team di selezione di Edwards possano prendere in considerazione e gestire la vostra candidatura per la posizione pubblicizzata e contattarvi. Le vostre informazioni personali saranno utilizzate da Edwards per creare il database globale del pool di talenti. Ciò include la pianificazione e il monitoraggio delle campagne di selezione e la notifica di volta in volta dei posti vacanti.

Edwards non raccoglie né compila le informazioni personali ottenute da tale Sistema per la diffusione o la vendita a terzi per scopi di marketing verso i consumatori finali o per l'invio di mailing per conto di terzi.

Basi giuridiche per il trattamento

Edwards tratta i dati personali sopra indicati in conformità con le seguenti basi giuridiche:
1) Avete espressamente dato il vostro consenso, ad esempio fornendoci il vostro curriculum vitae, certificati, ecc.
2) Il trattamento è necessario per l'esecuzione del contratto, ad esempio la stipula del contratto di lavoro.
3) Il trattamento è richiesto dalla legge, ad esempio l'assunzione per una funzione di sicurezza può richiedere alcuni certificati di legge. Casi specifici saranno sempre spiegati in un colloquio separato.
4) Il trattamento dei vostri dati è necessario per tutelare i legittimi interessi di Edwards ai fini di una corretta valutazione della vostra candidatura, a condizione che gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali del candidato non superino i legittimi interessi di Edwards, ad esempio, inviando i vostri dati di contatto a centri di valutazione per condurre ulteriori test, inoltrando i vostri dati ad altre entità Edwards che potrebbero essere interessate al vostro profilo.

Candidarsi per un lavoro al di fuori del proprio paese d'origine

Se desiderate candidarvi per un lavoro in un paese diverso dal vostro paese d'origine, potremmo dover porre domande specifiche per il paese in cui si trova il lavoro. Questo perché in alcuni paesi, prima di poter offrire un lavoro a qualcuno, dobbiamo porre alcune domande aggiuntive. Queste domande saranno pertinenti e necessarie per il lavoro pubblicizzato e coerenti con i nostri valori.

Referenze

Se fornite informazioni relative a terzi o referenti, vi assumete la responsabilità di ottenere il loro consenso e di assicurarvi che essi siano consapevoli che i loro dati saranno inoltrati e utilizzati dal gruppo Edwards.

Destinatari dei dati personali

L'accesso alle vostre informazioni personali è limitato dalla necessità. Tutto il personale addetto alle assunzioni all'interno di Edwards in tutto il mondo ha accesso al vostro profilo nel database e può associare i vostri dati alle offerte di lavoro attuali. 

SAP può accedere ai vostri dati personali nella misura necessaria per svolgere le sue funzioni ma non può condividere alcuna senza previa autorizzazione di Edwards. Di tanto in tanto, oltre a SAP, potrebbe essere necessario condividere i vostri dati con altre terze parti. Tuttavia divulgheremo i vostri dati personali solo per i seguenti motivi:

  • Quando è necessario coinvolgere un fornitore di servizi di terze parti per facilitare o estendere i servizi di selezione, come facciamo oggi con SAP. 
  • Quando esplicitamente richiesto da voi. 
  • Come richiesto da un'ordinanza del tribunale o da qualsiasi altro requisito legale o normativo.

Trasferimenti internazionali

Poiché Edwards è una società internazionale con sedi in diversi paesi, possiamo trasferire i vostri dati personali da un soggetto giuridico a un altro o da un paese a un altro al fine di realizzare gli scopi sopra elencati. Provvederemo a trasferire i vostri dati personali in linea con requisiti legali applicabili e solo nella misura in cui ciò risultasse necessario per gli scopi cui sopra. All'interno di Edwards, i dati personali vengono trasferiti in base alle stesse regole e agli stessi livelli di sicurezza. In caso di necessità, verrà stipulato un accordo sul trattamento dei dati per garantire il livello di protezione necessario.

Edwards si affida ai meccanismi giuridici disponibili per consentire il trasferimento legale dei dati personali da un Paese a un altro.  Nella misura in cui Edwards si affida alle clausole contrattuali tipo (chiamate anche clausole modello) per autorizzare il trasferimento, ci impegniamo a rispettare tali requisiti, inclusi i casi in cui tali requisiti e la presente avvertenza possano entrare in conflitto.

Edwards non venderà o condividerà i vostri dati personali al di fuori di Edwards, con le seguenti eccezioni:

  • i provider di servizi Edwards eroghino servizi per nostro conto. Edwards condividerà i dati personali esclusivamente con i provider di servizi con cui Edwards ha stabilito contrattualmente di limitare l'utilizzo o la divulgazione dei dati se non al fine di erogare servizi per nostro conto o per soddisfare i requisiti legali; 
  • sia necessario adeguarsi agli obblighi di legge, compresi a titolo esemplificativo e non esaustivo, in risposta ad una legittima richiesta giuridica da parte delle autorità incaricate dell'applicazione della legge o altre autorità di regolamentazione governative; 
  • sia necessario indagare su attività sospette o effettivamente illegali; 
  • sia necessario prevenire danni fisici o perdite finanziarie; oppure 
  • sia necessario supportare la vendita o il trasferimento di tutta o di una parte della nostra attività o dei nostri beni (anche in caso di fallimento).

Conservazione

Edwards conserverà le vostre informazioni personali per il tempo necessario a raggiungere gli scopi per cui sono state raccolte. Se si riceve e si accetta un'offerta di assunzione da parte di Edwards, i dati personali raccolti durante il periodo precedente l'assunzione diventeranno parte della documentazione personale di Edwards, da conservare per tutta la durata e per un periodo successivo all'assunzione. Sarete inoltre informati del trattamento dei vostri dati personali da parte di Edwards nell'ambito della gestione del personale e dell'amministrazione delle buste paga al momento dell'assunzione.

Se Edwards non vi assume, può tuttavia continuare a conservare e utilizzare i dati personali raccolti durante il processo di selezione per prendere in considerazione la vostra candidatura per nuove posizioni e, se del caso, per riferirsi a una candidatura precedente se in futuro invierete nuovamente a Edwards un curriculum o altre informazioni, nonché per l'amministrazione del sistema e per effettuare ricerche e analisi.

Edwards determina il periodo di conservazione delle vostre informazioni in base ai seguenti criteri di conservazione:

  • Edwards conserva i vostri dati personali fintanto che ha un rapporto continuo con voi; 
  • Edwards conserva i vostri dati personali laddove ciò sia richiesto da un obbligo legale a cui è soggetta; 
  • Edwards conserva i vostri dati personali laddove ciò sia consigliabile per salvaguardare la nostra posizione giuridica (ad esempio in relazione a termini di prescrizione, controversie o indagini normative).

Diritti del candidato

Oltre a essere trasparenti e a trasmettere la presente informativa ai candidati nel rispetto del diritto all'informazione, rispettiamo anche i seguenti diritti:

  • Avete il diritto di ottenere senza limitazioni, a intervalli ragionevoli e senza eccessivi ritardi o spese, una copia di tutti i dati che vi riguardano che vengono elaborati. 
  • Avete il diritto di ottenere la rettifica o l'aggiornamento di informazioni personali inesatte o non aggiornate. 
  • Dovete assicurarvi di inserire informazioni accurate nel Sistema e di mantenerle aggiornate. Potete farlo attraverso il "Profilo del candidato". 
  • Avete il diritto di cancellazione dei dati personali. 
  • Avete il diritto di opporvi, in qualsiasi momento per validi motivi legittimi relativi alla vostra situazione particolare, al trattamento dei vostri dati personali, a meno che tale trattamento non sia richiesto dalla legge. Se l'opposizione è giustificata, il trattamento deve cessare. 
  • Potete avere il diritto di richiedere la portabilità dei dati. La portabilità dei dati è la fornitura dei vostri dati personali in forma strutturata, di uso comune e leggibile da una macchina in modo che possano essere facilmente trasferiti a un'altra società. Il diritto alla portabilità dei dati è soggetto a restrizioni, vale a dire che la portabilità dei dati non si applica ai documenti cartacei e non deve pregiudicare i diritti di terzi o le informazioni aziendali sensibili. 
  • Avete il diritto di non essere soggetti a decisioni basate esclusivamente su processi di decisione automatizzati se tali decisioni producono effetti legali o hanno un impatto significativo. 
  • Avete il diritto di revocare qualsiasi consenso precedentemente concesso per uno scopo specifico, se il consenso è la base legale per il trattamento dei vostri dati personali. 

Rispettiamo tali diritti e abbiamo in atto processi per riconoscere e rispondere alle persone che desiderano esercitare tali diritti. È possibile richiedere l'esercizio di uno qualsiasi di questi diritti attraverso il contatto locale delle Risorse umane o tramite privacy@edwardsvacuum.com.

Sicurezza nel trattamento dei dati

Edwards si impegna a garantire che le informazioni personali trattate nel Sistema siano tenute al sicuro e ha implementato misure tecniche e politiche di sicurezza adeguate che proteggono le informazioni che si trovano sotto il suo controllo da:

  • Accesso non autorizzato. 
  • Uso improprio o divulgazione. 
  • Modifiche non autorizzate. 
  • Distruzione illegale o perdita accidentale. 

Tutto il personale di Edwards e di terzi che Edwards impiega per trattare le informazioni personali dei clienti è tenuto a rispettare la riservatezza di tali informazioni.

Cookie

Quando visitate il nostro sito, possiamo inviare dei "cookie" al vostro computer. Un cookie è un piccolo file di testo o di dati che un sito Web visitato può inserire o salvare sul vostro computer. Di per sé i cookie non contengono alcuna informazione di identificazione personale. Tuttavia, se ci fornite informazioni di identificazione personale, queste informazioni potrebbero essere associate ai dati presenti nel cookie. Esistono due tipi di cookie. Il primo tipo salva un file sul vostro computer per un lungo periodo di tempo e può rimanere sul vostro computer dopo lo spegnimento. Questi cookie possono essere utilizzati, ad esempio, per comunicare a un visitatore quali informazioni del sito sono state aggiornate dalla sua ultima visita al sito. Il secondo tipo di cookie è detto "cookie di sessione". Durante la visita a un sito i cookie di sessione vengono memorizzati temporaneamente nella memoria del vostro computer, ad esempio per tenere traccia della lingua prescelta nel sito. I cookie di sessione non vengono salvati per un lungo periodo di tempo sul vostro computer, ma scompaiono quando chiudete il browser Web. Possiamo avvalerci dell'assistenza di terzi per la raccolta o l'elaborazione delle informazioni ottenute tramite i cookie.

Possiamo utilizzare i cookie per vari scopi, per esempio:

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  • adattare il contenuto o le funzioni del sito in base agli utenti;
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  • consentire agli utenti con password di riaccedere a determinate pagine senza dover digitare nuovamente le informazioni immesse in precedenza.

Come evitare i cookie:
Con la maggior parte dei browser Internet è possibile impostare il browser per bloccare i cookie, eliminarli dal disco rigido del proprio computer o segnalare all'utente che una pagina Web contiene dei cookie prima che il cookie venga salvato. Per maggiori informazioni su queste funzioni, consultare le istruzioni o la guida in linea del proprio browser. Alcune delle nostre pagine Web potrebbero non funzionare correttamente senza l'uso dei cookie.


Preoccupazioni in materia di privacy e come contattarci

Se siete preoccupati per una presunta violazione della legge sulla privacy o di qualsiasi altro regolamento da parte di Edwards, potete contattarci all'indirizzo privacy@edwardsvacuum.com.
Un responsabile della privacy di Edwards sarà messo a disposizione per esaminare il vostro reclamo e fornirvi informazioni su come sarà gestito.
Se non rispondiamo a nessuna delle vostre richieste o non vi forniamo un valido motivo per cui non siamo in grado di farlo, avete il diritto di contattare l'autorità di vigilanza per presentare un reclamo. L'autorità di vigilanza locale è disponibile al seguente link: http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm


Modifiche alla nostra informativa sulla privacy

Edwards può modificare la presente informativa sulla privacy dei dati, se necessario. La presente informativa può anche essere integrata da altre dichiarazioni necessarie per soddisfare i requisiti locali del paese in cui risiedete o dove esiste un accordo di rappresentanza dei dipendenti.