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Politique de confidentialité relative aux candidats

Introduction

Le Système mondial de suivi des candidats est un système de suivi des candidats basé sur le Cloud. Le groupe Edwards utilise cette application à l'échelle internationale pour mener ses activités de recrutement et fournir des offres d'emploi dans le pays dans lequel vous postulez, mais également dans d'autres pays et régions. La présente Politique fournit des renseignements complets sur la façon dont nous utilisons vos données à caractère personnel au sein de ce Système et vous informe sur vos droits à cet égard. Pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel au sein du Système, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : privacy@edwardsvacuum.com.

Si vous êtes un simple visiteur de notre site Carrières, Edwards ne collecte aucune information à caractère personnel vous concernant, sauf dans le cadre limité de l'utilisation de cookies comme décrit ci-dessous. Toutefois, si vous postulez à une offre d'emploi publiée par Edwards, nous recueillons des informations vous concernant lorsque vous créez un Profil de candidat dans le Système.

La saisie de vos informations à caractère personnel est constamment facultative. Cependant, votre refus de nous fournir vos renseignements personnels ou de les traiter dans le Système peut empêcher Edwards de mener toute activité liée à votre recrutement dans cet environnement en ligne.

Champ d'application

La présente Politique de confidentialité explique comment Edwards - quelle que soit la nationalité ou la résidence - gère les données à caractère personnel de :

  • Toute personne physique qui postule à une offre d'emploi publiée par Edwards
  • Toute personne physique qui postule spontanément avec l'intention que son CV soit ajouté à la base de données d'Edwards à des fins de recrutement et de sélection 
  • Toute personne physique dont le CV a été transmis à Edwards par un tiers, par le biais d'un cabinet de recrutement ou par recommandation. 

Les Données à caractère personnel désignent toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après la « Personne concernée »). Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment grâce à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques à l'identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de la personne physique. Les Catégories particulières de données à caractère personnel désignent les données à caractère personnel des catégories suivantes : l'origine ethnique ou « raciale », les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, la santé physique ou mentale, le sexe, l'orientation sexuelle, les données biométriques traitées à des fins d'identification, les caractéristiques génétiques, les condamnations criminelles.

Responsable du traitement

Le responsable de vos données à caractère personnel est l'entité d'Edwards responsable de l'offre d'emploi et à qui vous adressez votre candidature.
Il est possible que des entités d'Edwards soient conjointement responsables de vos données à caractère personnel si vous soumettez des candidatures à plusieurs entités d'Edwards par le biais du Système.

Edwards bénéficie d'une licence pour le Système auprès de SAP SuccessFactors, 1 Tower Place, Suite 1100, South San Francisco, CA 94080, Etats-Unis (ci-après « SAP SuccessFactors »). SAP gère le système pour le compte d'Edwards au bénéfice des entités d'Edwards dans le monde. Les serveurs qui hébergent le système sont la propriété de SAP et sont situés à Rot, en Allemagne.

Catégories de données à caractère personnel

Pour être en mesure de nous envoyer votre candidature, vous devez créer un compte dans le Système. Ce « Profil de candidat » nécessite une adresse e-mail comme identifiant, ainsi que d'autres informations, dont certaines sont obligatoires. Les informations obligatoires sont indiquées en conséquence. Votre adresse e-mail nous permet de vous contacter si vos qualifications et/ou préférences correspondent à des offres d'emploi, ou si vous choisissez de recevoir des notifications automatiques d'offres d'emploi de n'importe quelle entité d'Edwards. Votre Profil de candidat vous permet également d'accéder au Système pour surveiller l'évolution de votre candidature ou pour modifier vos informations à caractère personnel si vous le souhaitez.

Durant les différentes étapes de la procédure de recrutement et de sélection, Edwards peut traiter - dans la mesure nécessaire et autorisée par la loi locale - les données à caractère personnel suivantes :

  • Informations d'identification personnelle telles que votre nom, votre adresse ; 
  • Adresse e-mail et numéro de téléphone ; 
  • Informations professionnelles telles que la fonction et les responsabilités actuelles, les fonctions et l'expérience professionnelle antérieures, la raison du départ ; 
  • Poste(s) au(x)quel(s) vous avez déjà postulé (chez Edwards) et préférences professionnelles, comment vous avez entendu parler du poste ; 
  • Informations relatives à la rémunération et aux avantages sociaux, par exemple le salaire (brut) et les attentes en matière de rémunération ; 
  • Informations relatives à l'enseignement et à la formation telles que les bourses d'études, les certifications et diplômes, les stages en entreprise ; 
  • Données liées aux performances telles que les objectifs, les évaluations, les commentaires, les résultats, le plan de carrière et de relève, les aptitudes et les compétences et autres qualifications professionnelles ; 
  • Informations nécessaires pour la conformité et la gestion des risques telles que les dossiers disciplinaires, les rapports de vérification des antécédents et les données de sécurité ; 
  • Données relatives à la mobilité (permis de conduire, modes de transport) ; 
  • Votre disposition à vous déplacer si le poste demandé l'exige ; 
  • Immigration, droit au travail et statut de résidence ; 
  • Numéros d'identification émis par le gouvernement tels que la carte nationale d'identité, le numéro de sécurité sociale ; 
  • Famille et coordonnées en cas d'urgence ; 
  • Informations relatives au paiement, y compris l'identification et les numéros de compte bancaire ; 
  • Données concernant les aptitudes professionnelles et l'évaluation des compétences ; 
  • Données issues d'un test de personnalité.

En outre, nous pouvons être amenés à collecter des catégories spécifiques de données personnelles vous concernant à un stade ultérieur de la procédure de recrutement si des réglementations ou la législation du travail locales l'exigent, par exemple :

  • Certificats de santé pour une fonction spécifique, une fonction nécessitant une vigilance accrue ou une activité présentant un risque spécifique ; 
  • Condamnations et poursuites pénales (pour certaines fonctions de sécurité et/ou dans certains pays) ; 
  • Croyances religieuses (dans certains pays) ; 
  • Données biométriques telles que des photographies à des fins d'identification uniquement.

Finalités du traitement

Edwards ne collecte et ne traite vos données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire aux fins du recrutement et de la sélection.

Vos informations à caractère personnel sont traitées dans le Système de sorte que les équipes de recrutement d'Edwards puissent examiner et gérer votre candidature pour l'offre d'emploi publiée et vous contacter. Vos informations à caractère personnel seront utilisées par Edwards pour alimenter la base de données mondiale de talents. Cela comprend la planification et le suivi des campagnes de recrutement et l'envoi, de temps en temps, d'offres d'emplois vacants.

Edwards ne collecte pas et ne compile pas les informations à caractère personnel issues de ce Système pour la diffusion ou la vente à des tiers à des fins de marketing ou de publipostage pour le compte de tiers.

Bases juridiques du traitement

Edwards traite les données à caractère personnel énoncées ci-dessus sur les bases juridiques suivantes :
1) Vous avez expressément donné votre consentement, par exemple en nous fournissant votre CV, vos certifications, etc.
2) Le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat, par exemple pour l'élaboration d'un contrat de travail.
3) Le traitement est requis par la loi ; par exemple, le recrutement pour une fonction de sécurité peut exiger certaines certifications conformément à la loi. Les cas spécifiques seront toujours expliqués lors d'un entretien.
4) Le traitement de vos données est nécessaire pour protéger les intérêts légitimes d'Edwards en vue d'une évaluation adéquate de votre candidature, à condition que les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux du candidat ne l'emportent pas sur les intérêts légitimes d'Edwards, par exemple la transmission de vos coordonnées à des centres d'évaluation pour mener des tests supplémentaires, la transmission de vos données à d'autres entités d'Edwards qui pourraient être intéressées par votre profil.

Postuler à un emploi en dehors de votre pays de résidence

Si vous souhaitez postuler à un emploi en dehors de votre pays de résidence, il se peut que nous ayons besoin de vous poser des questions spécifiques au pays où l'emploi est situé. En effet, dans certains pays, avant de pouvoir proposer un emploi à quelqu'un, nous devons poser certaines questions supplémentaires. Ces questions sont pertinentes et nécessaires pour le poste et conformes à nos valeurs.

Références

Si vous fournissez des informations concernant des tiers ou des références, vous êtes responsable de l'obtention de leur consentement et vous devez vous assurer qu'ils sont conscients que leurs coordonnées seront transmises et utilisées par Edwards.

Destinataires des données à caractère personnel

L'accès à vos informations à caractère personnel est limité par le besoin. Tout le personnel de recrutement au sein d'Edwards dans le monde a accès à votre profil sur la base de données et est en mesure de faire correspondre vos informations avec des postes vacants. 

SAP peut accéder à vos informations à caractère personnel dans la mesure nécessaire pour exécuter ses fonctions, mais ne peut partager aucune information sans autorisation préalable d'Edwards. De manière ponctuelle, en plus de SAP, nous aurons peut-être besoin de partager vos informations à caractère personnel avec d'autres tiers. Toutefois, nous ne divulguerons vos informations à caractère personnel que pour les raisons suivantes :

  • Lorsqu'il est nécessaire d'impliquer un prestataire de services tiers afin de faciliter ou d'étendre les services de recrutement, comme nous le faisons aujourd'hui avec SAP. 
  • Lorsque vous le demandez de manière explicite. 
  • Si une ordonnance du tribunal l'exige ou dans le cadre de toute autre exigence légale ou réglementaire.

Transferts internationaux

Edwards étant une entreprise internationale, présente dans de nombreux pays, vos informations à caractère personnel peuvent être transférées d'une entité légale à l'autre ou d'un pays à l'autre aux fins susmentionnées. Le transfert de vos informations à caractère personnel a lieu dans le cadre des exigences légales applicables et uniquement dans la mesure nécessaire aux fins visées ci-dessus. Au sein d'Edwards, le transfert des informations à caractère personnel est soumis aux mêmes règles et niveaux de sécurité. Des accords relatifs au traitement des données sont mis en place, le cas échéant, afin d'assurer le niveau de protection nécessaire.

Edwards s'appuie sur tout mécanisme juridique disponible pour permettre le transfert légal des informations à caractère personnel au-delà des frontières. Dans la mesure où Edwards se base sur les clauses contractuelles standard (également appelées « clauses modèles ») pour autoriser les transferts, le groupe s'engage à respecter ces exigences, y compris en cas de conflit entre ces dernières et la présente Politique.

Edwards s'engage à ne pas commercialiser ni partager vos informations à caractère personnel à des tiers, sauf :

  • pour faire appel à des prestataires de services afin de fournir des services en notre nom. Edwards partagera uniquement vos informations à caractère personnel avec des prestataires de services qui se sont engagés contractuellement à ne pas utiliser ou divulguer ces informations, sauf pour être en mesure de fournir des services en notre nom ou pour se conformer aux exigences légales ; 
  • pour se conformer à des obligations juridiques, y compris, sans toutefois s'y limiter, en réponse à une demande légitime des autorités chargées de l'application des lois ou d'autres organismes gouvernementaux de réglementation ; 
  • pour enquêter sur des activités illégales alléguées ou présumées ; 
  • pour prévenir des blessures corporelles ou des pertes financières ; ou 
  • pour soutenir la vente ou le transfert de tout ou partie de notre entreprise ou de ses actifs (y compris pour des raisons de faillite).

Conservation

Edwards conservera vos informations à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les objectifs pour lesquels elles ont été collectées. Si une offre d'emploi vous est proposée par Edwards et que vous l'acceptez, les données à caractère personnel collectées lors de votre période de recrutement feront partie de votre dossier personnel Edwards, à conserver tout au long de votre relation de travail et pendant un certain temps après votre relation de travail. Vous serez également informé(e) du traitement de vos données à caractère personnel par Edwards dans le cadre de la gestion du personnel et de l'administration de la paie au moment du recrutement.

Si Edwards ne vous recrute pas, Edwards peut néanmoins continuer à conserver et à utiliser les données à caractère personnel recueillies au cours du processus de recrutement afin de vous proposer de nouveaux postes et, le cas échéant, de se reporter à une candidature antérieure si vous soumettez à nouveau un CV ou d'autres informations à Edwards, ainsi que pour l'administration du système et pour effectuer des recherches et des analyses.

Edwards détermine la durée de conservation de vos informations sur la base des critères de conservation suivants :

  • Edwards conserve vos données à caractère personnel aussi longtemps qu'il entretient une relation continue avec vous ; 
  • Edwards conserve vos données à caractère personnel lorsqu'une obligation légale à laquelle elle est soumise l'exige ; 
  • Edwards conserve vos données à caractère personnel lorsque cela est conseillé pour sauvegarder sa position juridique (par exemple à l'égard des délais de prescription, des litiges ou des enquêtes réglementaires).

Droits du candidat

Outre notre engagement en matière de transparence et la présente déclaration aux candidats visant à respecter le droit à l'information, nous respectons aussi les droits suivants :

  • Vous avez le droit d'obtenir, sans contrainte, dans des délais raisonnables et sans dépense ou retard excessifs, une copie de toutes les données traitées vous concernant. 
  • Vous avez le droit de rectifier ou de mettre à jour vos informations à caractère personnel qui s'avéreraient inexactes ou qui ne seraient plus à jour. 
  • Il relève de votre responsabilité de saisir des informations exactes dans le Système et de les tenir à jour. Cela peut être fait via le "Profil de candidat". 
  • Vous avez le droit d'effacer vos données à caractère personnel. 
  • Vous avez le droit de vous opposer, à tout moment, pour des raisons impérieuses et légitimes relatives à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel, à moins que ce traitement ne soit requis par la loi. Lorsque l'opposition est justifiée, le traitement doit cesser. 
  • Vous avez le droit de demander la portabilité des données. La portabilité des données désigne la disposition de vos informations personnelles dans un cadre structuré, couramment utilisé et sous forme lisible par machine afin qu'elles puissent être transférées facilement à une autre société. Le droit à la portabilité des données est soumis à des restrictions ; par exemple, la portabilité des données ne s'applique pas aux données sur papier et ne doit pas porter atteinte aux droits d'autrui ou à des informations sensibles de l'entreprise. 
  • Vous avez le droit de ne pas être soumis à des décisions fondées uniquement sur la prise de décision automatisée si ces décisions ont des effets juridiques ou vous affectent de manière significative. 
  • Vous avez le droit de révoquer toute autorisation précédemment accordée dans un but précis, si le consentement est la base juridique du traitement de vos informations à caractère personnel. 

Nous respectons ces droits et avons mis des processus en place pour identifier les personnes qui souhaitent exercer ces droits et leur répondre. Vous pouvez demander à exercer l'un de ces droits par l'intermédiaire de votre contact local des ressources humaines ou à l'adresse suivante : privacy@edwardsvacuum.com.

Sécurité

Edwards s'engage à veiller à ce que vos informations à caractère personnel traitées dans le Système soient sécurisées et a mis en œuvre des mesures techniques et des règles de sécurité appropriées qui protègent les informations sous son contrôle des éléments suivants :

  • Accès non autorisé. 
  • Utilisation inappropriée ou divulgation. 
  • Modification non autorisée. 
  • Destruction illicite ou perte accidentelle. 

Tout membre du personnel d'Edwards ou tout tiers engagé par Edwards pour traiter vos informations à caractère personnel est tenu de respecter la confidentialité de vos informations.

Cookies

Lorsque vous visitez notre site Web, nous pouvons envoyer des « cookies » à votre ordinateur. Un cookie est un petit fichier texte ou un ensemble de données qu'un site Web peut envoyer ou sauvegarder sur votre ordinateur lorsque vous le visitez. Les cookies eux-mêmes ne contiennent aucune donnée personnelle identifiable. Cependant, si vous nous fournissez des données personnelles identifiables, ces données peuvent être reliées aux données contenues dans le cookie. Il existe deux types de cookies. Le premier enregistre un fichier qui peut rester sur votre ordinateur pendant une période prolongée, même une fois que vous l'avez éteint. Ces cookies peuvent, par exemple, servir à indiquer à un visiteur les mises à jour d'un site Web depuis sa dernière visite sur ce site. Le second type de cookie est appelé « cookie de session ». Lorsque vous visitez un site Web, les cookies de session sont temporairement mémorisés dans votre ordinateur. Ils servent notamment à identifier quelle langue vous avez sélectionnée sur le site Web. Les cookies de session ne restent pas longtemps sur votre ordinateur, ils disparaissent lorsque vous fermez votre navigateur Internet. Nous pouvons avoir recours à des organismes tiers pour recueillir et traiter les données obtenues par le biais des cookies.

Nous utilisons des cookies pour différentes raisons :

  • compiler des données statistiques anonymes relatives aux tendances de navigation des visiteurs ;
  • adapter le contenu et les fonctions du site web à ses utilisateurs ;
  • fournir un service d'assistance ou effectuer un suivi des visites des utilisateurs, de certains services Internet ;
  • permettre aux utilisateurs détenteurs de mots de passe de se reconnecter à certaines pages web sans devoir saisir de nouveau les informations précédemment fournies.

Comment éviter les cookies :

La plupart des navigateurs Internet vous permettent de paramétrer le navigateur pour qu'il bloque les cookies, pour qu'il les efface de votre disque dur ou pour qu'il vous signale qu'une page Web contient des cookies avant qu'un cookie ne soit mémorisé. Consultez les instructions d'utilisation ou la rubrique d'aide de votre navigateur pour en savoir plus sur ces fonctions. Veuillez noter qu'il est possible que certaines de nos pages Web ne fonctionnent pas correctement sans cookies.


Problèmes de confidentialité et moyen de nous contacter

Si vous êtes préoccupé par une violation potentielle de la législation relative à la vie privée ou de toute autre réglementation par Edwards, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : privacy@edwardsvacuum.com.
Un agent de protection de la vie privée d'Edwards sera mobilisé pour examiner votre plainte et vous donner des informations sur la façon dont elle sera traitée.
Si nous ne traitons pas toutes vos requêtes, ou si nous ne sommes pas en mesure d'expliquer pourquoi nous n'en sommes pas capables, vous avez le droit de contacter les autorités de surveillance pour déposer une plainte. Vous pouvez identifier votre autorité de surveillance locale en cliquant sur le lien suivant : http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm


Modifications de notre politique de confidentialité

Edwards peut modifier la présente Politique de confidentialité des données, si cela s'avère nécessaire. La présente Politique peut aussi être complétée par d'autres déclarations, le cas échéant, pour respecter les exigences locales dans le pays où vous habitez ou dans le cadre d'un accord sur la représentation des salariés.